Yritysmuuton ajoitus vaikuttaa suoraan siihen, kuinka monta tuntia toiminta on katki ja paljonko muutto lopulta maksaa. Toimistomuuton järjestäjä joutuu yleensä valitsemaan, muutetaanko viikonloppuna vai arkipäivänä. Valinta ei ratkea pelkällä muuttofirman hinnalla. Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä kumpikin vaihtoehto oikeasti maksaa, missä tilanteissa viikonloppu kannattaa ja milloin arkimuutto on järkevämpi.
Mitä viikonloppumuutto todella maksaa
Muuttoyritykset hinnoittelevat viikonloput yleensä arkea kalliimmiksi. Syy on työehtosopimuksissa: sunnuntaityöstä maksetaan työntekijälle tyypillisesti kaksinkertainen palkka, ja lauantaille monella yrityksellä on oma korotettu tuntihintansa. Jos arkipäivän tuntiveloitus on esimerkiksi 45-65 € miestunnilta (alv 0 %), sunnuntaina sama työ voi maksaa selvästi enemmän. Osa yrityksistä ei tee sunnuntaisin muuttoja lainkaan.
Lauantai on usein kompromissi. Lisämaksu on maltillisempi kuin sunnuntaina, ja sunnuntai jää varapäiväksi, jos jotain viivästyy. Moni kokenut toimistomuuton projektipäällikkö varaa lauantain muuttoon ja sunnuntain IT-kytkentöihin ja viimeistelyyn.
Kiinteähintainen muutto poistaa osan epävarmuudesta. Kun tarjous on sidottu tavaramäärään ja työn sisältöön eikä tunteihin, viikonloppulisä näkyy heti yhtenä summana. Tuntiveloitteisessa muutossa jokainen ylimääräinen tunti on kallis.
Myytti: arkimuutto on aina edullisempi
Yleinen ajatus on, että arkipäivänä muuttaminen on aina halvempaa, koska muuttofirman hinta on matalampi. Laskelmasta puuttuu silloin usein suurin kuluerä, eli henkilöstön menetetty työaika.
Kuvitellaan 25 hengen asiantuntijatoimisto, joka muuttaa Espoosta Helsingin keskustaan. Tavaraa on noin 60-80 m³: työpisteitä, arkistokaappeja, neuvotteluhuoneen kalusteet ja IT-laitteet. Jos muutto tehdään torstaina ja perjantaina, puolet henkilöstöstä menettää käytännössä kaksi työpäivää pakkaamiseen, odotteluun ja koneiden käynnistelyyn. Laskutettavaa työtä tekevässä yrityksessä se voi maksaa moninkertaisesti muuttofirman viikonloppulisän verran.
Arkimuutto voi kuitenkin olla kokonaisuutena edullisempi. Näin on esimerkiksi tuotantotiloissa, joissa tuotanto seisoo joka tapauksessa, ja yrityksissä, jotka voivat siirtää henkilöstön etätöihin muuton ajaksi.
Yritysmuuton ajoitus kiinteistön ja logistiikan kannalta
Ammattilainen selvittää ensin kiinteistöjen säännöt eikä omaa kalenteria. Monessa toimistotalossa ja kauppakeskuksessa hissin varaus, lastauslaiturin käyttö ja melua aiheuttava työ on rajattu tiettyihin kellonaikoihin. Joissakin kiinteistöissä isot tavarasiirrot sallitaan vain arkisin virka-aikana, koska vartija tai isännöitsijän edustaja täytyy olla paikalla. Toisissa kalustemuutot ohjataan nimenomaan iltoihin ja viikonloppuihin, jotta muut vuokralaiset eivät häiriinny.
Kantakaupungissa myös lastauspaikka ratkaisee paljon. Helsingin, Tampereen ja Turun keskustoissa muuttoauto mahtuu oven eteen arkiaamuna paljon huonommin kuin lauantaiaamuna. Jos lähin sallittu pysäköinti on 50 metrin päässä, kantomatka pidentää työtä, ja tuntiveloitteisessa muutossa se näkyy laskussa. Lauantain kalliimpi tuntihinta voi siis kuroutua osittain umpeen, koska työ etenee nopeammin.
Sesonki ja kuukauden vaihde vaikuttavat enemmän kuin viikonpäivä
Viikonpäivää tärkeämpää on usein se, mihin kohtaan kuukautta ja vuotta muutto osuu. Toukokuusta elokuuhun muuttoyritysten kalusto on kovassa käytössä perheiden ja opiskelijoiden muuttojen takia. Kuukauden viimeiset ja ensimmäiset päivät ovat ruuhkaisimpia, koska vuokrasopimukset päättyvät silloin. Lisää aiheesta kerrotaan artikkelissa kuukauden vaihteen muuttoruuhkasta.
Yritysmuutolle hiljaiset kaudet ovat etu. Marras-maaliskuussa ja syyskuun puolivälin jälkeen hinnoista on helpompi neuvotella, ja isompaa miehistöä on paremmin saatavilla. Talvimuutossa tulee kuitenkin huomioida pimeys, liukkaat lastausalueet ja pakkanen. Näyttöjä ja palvelimia ei kannata käynnistää heti, kun ne tuodaan -15 asteesta sisälle. Laitteiden annetaan lämmetä huoneenlämpöön muutaman tunnin, jotta kondenssivesi ehtii haihtua.
Hybridimalli: arkipäivä ja viikonloppu yhdessä
Useimmissa yli 15 hengen toimistomuutoissa paras ratkaisu on porrastus. Tyypillinen aikataulu näyttää tältä:
Maanantaista keskiviikkoon: arkistot, varastot ja harvoin käytetyt tavarat pakataan ja siirretään arkipäivän hinnalla.
Torstaina: henkilöstö pakkaa omat työpisteensä ja laatikot merkitään uuden pohjapiirroksen mukaan.
Perjantai-iltapäivänä: IT purkaa laitteet ja palvelimet sammutetaan hallitusti.
Lauantaina: päämuutto, kalusteet ja työpisteet viedään uuteen paikkaan.
Sunnuntaina: kytkennät, testaus ja varapäivä viivästyksille.
Mallilla viikonlopun kalliit tunnit menevät vain kriittiseen osuuteen, ja maanantaiaamuna töihin pääsee normaalisti. Yksityiskohtaisempi aikataulupohja löytyy oppaasta toimistomuuton suunnittelusta.
Yleisimmät virheet ajoituksessa
IT unohtuu muuttoaikataulusta. Kalusteet ovat paikoillaan sunnuntai-iltana, mutta verkkoyhteys aktivoituu operaattorin päässä vasta tiistaina. Liittymän siirto tilataan viikkoja etukäteen, ja sen tulisi olla valmis jo ennen muuttopäivää. Laitteiden käsittelystä kerrotaan tarkemmin artikkelissa IT-laitteiden muutosta.
Vuokrasopimuksissa ei ole päällekkäisyyttä. Jos vanhan tilan sopimus päättyy perjantaina ja uuden avaimet saa vasta maanantaina, viikonloppumuutto on mahdoton. Kokenut järjestäjä neuvottelee 1-2 viikon päällekkäisyyden jo vuokrasopimusvaiheessa.
Varaus tehdään liian myöhään. Isompaan toimistomuuttoon tarvitaan usein 4-8 hengen miehistö ja useampi muuttoauto. Hyvät viikonloppupäivät varataan sesonkina 2-3 kuukautta etukäteen.
Sopimus ja luotettavuus ennen päivämäärän lukitsemista
Viikonloppumuutossa korostuu, mitä sopimukseen on kirjattu. Siinä tulee mainita viikonloppulisät, ylityön hinta, kantomatkat ja se, mitä tapahtuu, jos muutto venyy sunnuntaille. Yli 9 000 euron (alv 0 %) urakoissa tilaajalla on lakisääteinen selvitysvelvollisuus. Muuttoyrityksen ennakkoperintärekisteröinti, verot ja eläkevakuutukset tarkistetaan esimerkiksi Tilaajavastuu.fi-palvelusta.
Muuttovakuutuksesta kannattaa varmistaa, kattaako yrityksen oma vastuuvakuutus myös kalliit laitteet vai tarvitaanko niille erillinen arvotavaravakuutus. Kotitalousvähennys ei koske yritysmuuttoa, vaan kulut kirjataan elinkeinotoiminnan kuluiksi.
UKK
Kuinka paljon kalliimpi viikonloppumuutto on kuin arkimuutto?
Ero riippuu yrityksestä ja hinnoittelumallista. Lauantailisä on yleensä maltillinen, mutta sunnuntaina tuntihinta voi nousta tuntuvasti, koska työntekijöille maksetaan sunnuntaityökorvaus. Pyydä tarjous molemmille vaihtoehdoille samalla tarjouspyynnöllä.
Kuinka pitkä katko yritysmuutosta yleensä tulee?
Hyvin suunnitellussa 20-30 hengen toimistomuutossa katko voi jäädä yhteen iltapäivään. Perjantai-iltapäivänä puretaan, viikonloppuna muutetaan ja maanantaiaamuna jatketaan töitä. Ilman suunnittelua katko venyy helposti 2-3 työpäivään.
Voiko yritysmuuton tehdä illalla arkipäivänä?
Pienen toimiston muutto onnistuu usein arki-iltana kello 16-22 välillä. Iltatyöstä peritään yleensä lisää, ja kiinteistön järjestyssäännöt voivat rajoittaa melua ja hissin käyttöä myöhään illalla.
Näin valitset oikean muuttopäivän
Laske ensin, paljonko yksi menetetty työpäivä maksaa yrityksellesi, ja vertaa sitä muuttofirman viikonloppulisään. Selvitä kummankin kiinteistön säännöt, sovita aikataulu IT:n ja operaattorin kanssa ja jätä vuokrasopimuksiin päällekkäisyyttä. Useimmille toimistoille paras ratkaisu on porrastettu muutto, jossa valmistelut tehdään arkena, päämuutto lauantaina ja sunnuntai jätetään varalle.